선행학습 회사생활 : 이메일 쓸 때 주의할 점

이메일은 공문서와도 같다. 아니 공문서이다.

업무를 하다 보면 하루에도 수십 개의 이메일을 보내고 받고를 반복한다.

거래처에 보내는 이메일도 있고, 내부적으로(부서 간, 팀 내에서) 보내는 이메일도 수두룩할 것이다.

 

신입사원이 와서 이것저것 가르쳐주다가 발견한, 이메일 보낼 때 하는 실수에 대해서 말해보려 한다.

알고 하는 행동은 돌아이지만, 모르고 하는 행동은 알면 되기 때문에ㅋㅋㅋㅋㅋㅋ

비단 모르고 하는 실수와 더불어 메일을 받는 사람의 기분을 down시키지 않는 방법도 같이 공유하려 한다.

업무를 이제 시작하려는 분들과 취업을 준비하고, 회사 생활을 궁금해하는 분들께 작은 도움이 되었으면 한다.

물론 내가 다 정답은 아니지만, 오답은 (단호하게) 아니다ㅋㅋ

1. 제발 부탁인데 문장의 마무리를 ….으로 하지 말자.

습관적으로 ..을 쓰는 사람들이 있다. 예를 들어보자.

안녕하세요. OOO의 홍길동 대리입니다..

전달해 주신 샘플은 확인하여 저희 연구팀에 인계하였습니다..

혹시.. 보내주신 샘플과 관련한 성적서를 요청드려 될까요..?

연구팀에서 요청이 와서.. 부탁드리겠습니다….

 

지금 저거를 예시로 쓰면서도 기운이 빠진다. 읽을 땐 더더욱 그렇다. 이메일부터 의기소심해 보인다.

실제로 그렇지 않은 사람들도 “습관적으로” ….을 붙인다. 이거 정말 하지 않길 바란다ㅋㅋㅋㅋ

쳐다보기도 싫어진다. 아침에 이메일 열었는데 …의 향연이 펼쳐져봐라. 벌써부터 기운이 쏵 빠진다.

 

2. 이메일을 카톡처럼 쓰지 말자.

이메일은 한 번에 내용을 정리해서 보내는 것이 좋다. 혹시나 누락된 내용이 있다면, 그 다음 메일을 보내면서,

“추가로 이 내용도 전달(요청)드립니다.” 하는 것을 추천한다.

카카오톡 보내듯이 한 문장, 두 문장씩 궁금한 거나 대답할 거만 보내는 건 정말로 안된다.

하루에도 몇 십 통의 이메일을 받는 데, 한 번에 봐도 될 내용을 4번에 나눠서 받게 된다면 받는 사람 짜증 많이 난다.

더불어 ㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋ 는 자제하길 바란다ㅋㅋ

오랜 시간 같이 일해서 친해진 직원이라면 1:1로 대화할 때나 활용하고,

여러 명이 공유하는 메일에서, 감사합니다ㅋㅋㅋㅋ연락드리겠습니다ㅋㅋ 이런 식의 ㅋㅋㅋ는 발생해서는 안된다.

이메일은 공문서라고 생각하자. 가벼움보단 진지함이 더 어울리는 공간이다.

 

3. 첨부파일만 띡! 보내지 말자.

우리 팀 막내한테 파일 하나 보내달라고 해서 받았던 적이 있는데,

제목은 122334

내용은 sdfsdfe 뭐 이런 식으로 써서 나에게 보냈다. 마치 본인한테 이메일쓰듯이..ㅋㅋㅋㅋ

이 친구가 버릇이 없는 게 아니라, 나중에 설명해 줬더니 정말로 몰랐다고 죄송하다고 했었다.

 

Ex) 카달로그를 보내달라고 누가 (가볍게) 요청을 했다고 치자.

제목 : 카달로그 전달 건.

OOO과장님. 말씀하신 카달로그 첨부파일로 전달드립니다.

확인 부탁드립니다.

 

이렇게만 써도 평타는 친다고 본다. 어렵지도 않고, 시간이 많이 걸리지도 않는다.

회사 분위기상 내용 없이 전달하는 곳도 물론 있다.

서로 친해서 그냥 전달해주기도 한다. 하지만 기본적인 예의는 알고 있어야 한다.

 

 

처음 습관이 중요하다. 어떻게 배우고 시작하는 지도 정말 중요하다.

사실 누구한테 직접적으로 가르쳐주거나 선생질 하는 내 모습이 어색하기도 하고 같이 일할 친구들한테 지적질하는 게 불편해서 설명을 잘 못해준다.

하루라도 먼저 일해본 사람으로써 이 글을 보낸 분들에게 경험적인 도움이 되었으면 좋겠다^^