기막힌지니어스

이메일은 공문서와도 같다. 아니 공문서이다.

업무를 하다 보면 하루에도 수십 개의 이메일을 보내고 받고를 반복한다.

거래처에 보내는 이메일도 있고, 내부적으로(부서 간, 팀 내에서) 보내는 이메일도 수두룩할 것이다.

신입사원이 와서 이것저것 가르쳐주다가 발견한, 이메일 보낼 때 하는 실수에 대해서 말해보려 한다.

알고 하는 행동은 돌아이지만, 모르고 하는 행동은 알면 되기 때문에ㅋㅋㅋㅋㅋㅋ

비단 모르고 하는 실수와 더불어 메일을 받는 사람의 기분을 down시키지 않는 방법도 같이 공유하려 한다.

업무를 이제 시작하려는 분들과 취업을 준비하고, 회사 생활을 궁금해하는 분들께 작은 도움이 되었으면 한다.

물론 내가 다 정답은 아니지만, 오답은 (단호하게) 아니다ㅋㅋ

1. 제발 부탁인데 문장의 마무리를 ….으로 하지 말자.

습관적으로 ..을 쓰는 사람들이 있다. 예를 들어보자.

안녕하세요. OOO의 홍길동 대리입니다..

전달해 주신 샘플은 확인하여 저희 연구팀에 인계하였습니다..

혹시.. 보내주신 샘플과 관련한 성적서를 요청드려 될까요..?

연구팀에서 요청이 와서.. 부탁드리겠습니다….

지금 저거를 예시로 쓰면서도 기운이 빠진다. 읽을 땐 더더욱 그렇다. 이메일부터 의기소심해 보인다.

실제로 그렇지 않은 사람들도 “습관적으로” ….을 붙인다. 이거 정말 하지 않길 바란다ㅋㅋㅋㅋ

쳐다보기도 싫어진다. 아침에 이메일 열었는데 …의 향연이 펼쳐져봐라. 벌써부터 기운이 쏵 빠진다.

2. 이메일을 카톡처럼 쓰지 말자.

이메일은 한 번에 내용을 정리해서 보내는 것이 좋다. 혹시나 누락된 내용이 있다면, 그 다음 메일을 보내면서,

“추가로 이 내용도 전달(요청)드립니다.” 하는 것을 추천한다.

카카오톡 보내듯이 한 문장, 두 문장씩 궁금한 거나 대답할 거만 보내는 건 정말로 안된다.

하루에도 몇 십 통의 이메일을 받는 데, 한 번에 봐도 될 내용을 4번에 나눠서 받게 된다면 받는 사람 짜증 많이 난다.

더불어 ㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋ 는 자제하길 바란다ㅋㅋ

오랜 시간 같이 일해서 친해진 직원이라면 1:1로 대화할 때나 활용하고,

여러 명이 공유하는 메일에서, 감사합니다ㅋㅋㅋㅋ연락드리겠습니다ㅋㅋ 이런 식의 ㅋㅋㅋ는 발생해서는 안된다.

이메일은 공문서라고 생각하자. 가벼움보단 진지함이 더 어울리는 공간이다.

3. 첨부파일만 띡! 보내지 말자.

우리 팀 막내한테 파일 하나 보내달라고 해서 받았던 적이 있는데,

제목은 122334

내용은 sdfsdfe 뭐 이런 식으로 써서 나에게 보냈다. 마치 본인한테 이메일쓰듯이..ㅋㅋㅋㅋ

이 친구가 버릇이 없는 게 아니라, 나중에 설명해 줬더니 정말로 몰랐다고 죄송하다고 했었다.

Ex) 카달로그를 보내달라고 누가 (가볍게) 요청을 했다고 치자.

제목 : 카달로그 전달 건.

OOO과장님. 말씀하신 카달로그 첨부파일로 전달드립니다.

확인 부탁드립니다.

이렇게만 써도 평타는 친다고 본다. 어렵지도 않고, 시간이 많이 걸리지도 않는다.

회사 분위기상 내용 없이 전달하는 곳도 물론 있다.

서로 친해서 그냥 전달해주기도 한다. 하지만 기본적인 예의는 알고 있어야 한다.

처음 습관이 중요하다. 어떻게 배우고 시작하는 지도 정말 중요하다.

사실 누구한테 직접적으로 가르쳐주거나 선생질 하는 내 모습이 어색하기도 하고 같이 일할 친구들한테 지적질하는 게 불편해서 설명을 잘 못해준다.

하루라도 먼저 일해본 사람으로써 이 글을 보낸 분들에게 경험적인 도움이 되었으면 좋겠다^^

안녕하세요. 지니어스입니다.

우리는 매일 이메일을 쓰고 받습니다.

저는 영어권 국가만을 담당하기 때문에 영어이메일만을 얘기할게요ㅋㅋ

(1) As detail as possibly you can

이건 우리팀 상무/팀장도 좋아하는 방식이고 저희 와이프(이 분도 해외영업인ㅋㅋ)의 회사 팀장도 좋아하는 방식입니다.

하나를 물어보든 둘을 물어보든,

답장이 나갈 땐 상대방의 기분을 최대한 고려하고, 친절해야 하며, 최대한 많은 정보를 통해 상대가 이해하기 쉽게,

오해를 사지 않게 이메일을 작성합니다.

장점은??

상당히 Polite한 이미지를 줄 수 있습니다. 친절함을 가득 담아놨는데, 이게 가식이든 진심이든 상대방은 친절함을 느낄 겁니다.

그리고 정보에 대한 디테일을 나열했기 때문에 업체에서 충분한 정보 및 원하는 정보를 얻을 수 있습니다.

단점은??

상대 국가가 북미, 유럽 쪽이라면 메일을 안 보려고 합니다. 왜냐?? 너무 길어요ㅋㅋㅋㅋㅋ 뭘 봐야 할지를 모릅니다.

내가 궁금한 건 A인데 뭐 A에 대한 대답이 구구절절 너무 길고 기니깐.. TMI라고 생각할 경우가 많습니다.

우리가 공들여서 열심히 쓴 메일을 귀찮게 생각할 수도 있습니다ㅜㅜㅋㅋ

(2) As simply as possible

이건 어느 정도 저의 컨셉이기도 하며, 저희 와이프 전 직장 사장의 스타일이기도 하며,

제가 언젠가 한국무역협회에서 진행한 영문 이메일쓰기에 대한 강의(?)를 들었을 때 강사님께서 말씀하신 컨셉이기도 합니다.

먼저 말씀드리자면, 단점은 없다고 생각합니다ㅋㅋㅋㅋㅋ

이 컨셉은,

다들 바빠 죽겠는 데, 이메일이라도 좀 간략하게 쓰자. 이거 언제 다 읽니~ 이거예요ㅋㅋㅋㅋ

실제로 외국업체로부터 메일을 받다 보면, 다 그렇지는 않지만, 그냥 Hi로 시작해서 궁금한 거 한 줄 써서 보내는 업체가 엄청 많습니다.

건방져 보이기도 하지만, 굳이 길고 장황하게 써서 시간 뺏기고 이게 뭔 뜻으로 쓴 건가 고민하지 않아도 되고ㅋㅋ

매우 Practical한 스타일입니다.

한국무역협회 강의에서 들었을 때는 이메일도 온라인상에서 주고받는 서신이니, 과거에 우편을 전달할 때처럼,

메일을 삼등분으로 접었을 때

수신자가 앞에 보이고

내용이 중간에

그리고 마지막에 발신자가 나오는 걸로 작성하는 게 베스트라고 배웠었습니다.

참고로 Wendy 선생님이셨는데, 내용이 너무너무 훌륭하고 긍정의 에너지를 받고 올 수 있으니 이런 거 보이시면 참석하는 걸 추천드립니다.

한국무역협회에 있는 무역영어 표현을 다 정리하신 분이에요^^

다시 돌아와서ㅋㅋ

포인트만 간단하게 메일 쓰기. 한 단어, 한 줄로 표현하자는 게 아니고, 최대한 간략하고 컨텐츠 중심으로 쓰자는 겁니다.

오해의 소지 없이 대화의 주제에 대해서만 딱! 쓰자는 거죠ㅋㅋ

개인적으로 지금은 같이 일 못하고 있는 이란업체에서 메일이 오면.. 이건 거의 수능 외국어영역이에요.

진짜 보기 싫고 읽기 싫어지고..

읽다 보면 위에 먼저 읽은 내용이 뭐였더라? 이러게 됩니다ㅜㅜㅋㅋㅋㅋ

실무를 하시다 보면, 회사에서 원하는 이메일 형식이 있을 거고 그거에 맞게 써야 할 수 밖에 없을 수 있습니다.

하지만 한 번, 두 번, 매일 메일을 쓰다 보면 본인만의 스타일이 생길꺼고 요령이 생기겁니다^^

지금, 오늘 보낸 이 email을 읽는 사람이 정보를 후딱 챙겨서 하루 빨리 우리한테 BIG ORDER를 주는 걸 기대+희망하며ㅋㅋ

오늘도 힘들지만 용케 하루하루 버티고 이겨보아요^^