보고서, 기안지, 회의록 등등 회사에서는 제출을 위해 필요한 서류들이 참으로 다양하고 많다.
당연히 윗사람에게, 상급자에게, 회사 대표에게, 결정권자에게 결재를 요청하거나 보고하는 서류인데
신경이 많이 쓰이는 것이 당연하다.
보고서는 작성자의 얼굴이며 능력이며 평가의 잣대가 된다.
직급을 떠나서 보고서를 못 쓰면 좋은 평가를 받기가 어려우며
잘 쓰면 직급이 낮더라도 능력 있는 직원으로 인상을 줄 수 있다.
본인의 경우, 맨 처음 사회생활을 시작했던 회사에서 업무를 가르쳐 주던 선임으로부터
주간업무일지 한 장 쓰면서 빠꾸를 3~4번씩 먹으면서 "작성"에 대해 배웠다.
그분이 가르쳐 준 게 100% 다 맞을 수는 없고, 내가 지금 작성하는 방법이 다 맞을 수 없으며,
그 어디에도 교과서와 같은 정답은 없을 것이다.
하지만 본인이 여러 회사와 다양한 사람들에게 보고서를 쓰면서 받은 평가를 봤을 때는 나름 괜찮은 보고서를 만들고 있다고 생각한다.
하지만 최소한 어디 가서 제출하든 욕 안 먹고 “얘는 기안지를 이렇게 쓰냐..” “다 읽어보지도 않았지만 이미 읽고 싶지 않다.” 등등의 이미지 or 선입견이 생기지 않을 수준의 보고서 작성 요령은 설명할 수 있겠다.
어려운 내용 없이 당연한 내용으로 쓱싹쓱싹 전달해보겠다.
먼저, 맞춤법이다. 당연한 걸 지금 첫 번째로 말할 땐 당연한 이유가 있다.
몰라서 틀리는 경우도 있지만, 오타가 나서 틀리는 경우도 허다하기 때문이다.
이러한 실수를 최소화하기 위해서는 맞춤법에 대한 인식과 관심도가 당연하게 높아야 한다.
그리고 반복적으로 내가 쓴 내용을 읽어봐야 한다. 맞춤법 뿐만 아니라 내용의 흐름이 어떤지 등등.
계속 읽다 보면 수정하고 싶은 부분도 다시 보이고 표현의 방법도 가다듬을 수 있고
결과물에 대한 디테일이 달라질 수 있을 것이다.
두 번째는 보기 좋은 구성이다.
1번2번3번 이런 식으로 순서대로 내용을 기재하는 부분이 있다고 치자.
1. 직원들의 배고픔이 극심하여 2.오후 3시에 정기적으로 작은 간식을 제공하려 함. 3. 간식 배달 업체 3곳으로
부터 받은 견적은…예상되는 월 지출액은 00만원이며.. 4, 최종으로...
위와 같이 한 줄 한 줄 정성스럽게 꽉 꽉 채우지 말자. 신문을 쓰는 것이 아니다. A4용지 아낀다고 칭찬받는 게 아니다.
1번 직원들이 허기짐으로 인한 업무 집중력 저하가 목격되고 있음.
2번 이에 오후 3시에는 정기적으로 간식을 제공하여 업무력 향상 및 직원 복지에 기여하려 함.
3번 조사해 본 간식 배달 업체는 A, B, C이며.. 월 지출 금액은 00만원으로 예상.
4번 직원 복지 및 긍정적인 회사 분위기 기여를 위해 간식 정기 배달을 요청.
이렇게 한 줄씩 엔터 치면서 내려가는 걸 추천한다.
최고로 중요한 것은 보는 사람의 가독성이 좋아야 한다는 것이다.
그분들이 왜 당신의 지루한 설명을 집중해서 읽어야 하는가??
재미는 없더라도 읽기 쉽게 쓰는 것이 재주다.
세 번째. 한 줄, 한 줄의 마무리를 잘해야 한다는 것이다.
예를 들어 설명하겠다.
무슨 차이인지 보였으면 좋겠다. 문장의 넘어갈 땐 중간에 그 단어가 끊기지 않게 하는 것이 TIP이다.
작성자는 충분히 이해를 하고 글을 썼겠지만 읽는 사람은 그 내용을 모를 수도 있는 데
단어마저 중간에 끊어져 있다면 위로 다시 한번 올라갔다 내려오는 일이 발생할 수 있다.
읽는 사람의 입장에서 써야 한다. 읽는 사람이 보기 편하게 쓰는 것. 이게 가장 중요하다.
내용은 당연히 잘 써야겠지만, 컨텐츠는 모두가 다르기에 어떻게 써야 한다고는 언급하기 어렵다.
마지막으로, 결과와 개인의 생각을 담는 것을 추천하다.
보고서마다 다를 수 있지만, 단순히 회의록을 정리하는 것이 아니라면 작성자의 생각이나 result를 담는 것을 추천한다.
이것은 작성자가 단순히 내용 정리하고 보고서만 올리는 수동적인 직원이 아니라,
생각을 하고 회사를 위해 의견을 제시하는 능동적인 직원으로 평가받을 수 있기 때문이다.
본인이 회사를 운영하는 사장님이라고 생각해 보면 이해하는 데에 도움이 될 수 있겠다.
시키는 일만 하는 직원과, 거기에 다양한 아이디어를 제시하는 직원.
누구와 더 함께 일하고 싶겠는가?
보고서는 가독성이 중요하다. 읽는 사람이 편하면 절반의 성공은 했다고 말해주고 싶다.
그리고 보고서는 반복적으로 쓰고 반려도 당해보면 많이 늘게 된다.
반려 당하고 지적받는다고 속상할 수는 있다. 하지만 그게 좋은 밑거름이 된다는 사실만은 잊지 말자.
그리고 잘 쓴 사람의 보고서를 보면서 배우는 것도 중요하다고 말해주고 싶다.
끝~
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